El Mexikanisches Institut für soziale Sicherheit (IMSS) hat einen wichtigen Schritt in seiner Strategie zur digitalen Transformation unternommen, indem es festgestellt hat, dass elektronische Signatur oder fortgeschrittene elektronische SignaturEs wird eine Pflichtanforderung sein. Um mehrere ihrer arbeitgeberbezogenen Vorgänge online abzuwickeln, wird diese Entscheidung getroffen. Sie betrifft unmittelbar Unternehmen, Arbeitgeber und Rechtsvertreter, die Mitarbeiterregistrierungen, Versetzungen und Arbeitgeberregistrierungen über das Internet verwalten.
Mit dieser Maßnahme strebt die Organisation Folgendes an Prozesse optimieren, Informationssicherheit stärken und Papierverbrauch reduzieren in ihren Verwaltungsverfahren. Ab dem im Vertrag festgelegten Datum ist es nicht mehr möglich, bestimmte digitale Verfahren abzuschließen, wenn der Nutzer nicht über eine entsprechende Berechtigung verfügt. gültige elektronische Signatur Herausgegeben vom Steuerverwaltungsdienst (SAT).
IMSS wird die elektronische Firma in Online-Verfahren vorschreiben.
Das neue Schema wurde in einem definiert Vereinbarung des Technischen Rates des IMSS und veröffentlicht in der Amtsblatt der Föderation (DOF)Damit erhält sie offiziellen Status. Ab ihrem Inkrafttreten ist die elektronische Signatur keine optionale Zusatzfunktion mehr, sondern wird zur Pflicht. das wichtigste Instrument zur Identitätsprüfung in elektronischen Arbeitgeberverfahren.
Die Verantwortlichen des Instituts erklären, dass die fortschrittliche elektronische Signatur Folgendes ermöglichen wird: die Identität der Muster genauer überprüfenum Dateneingabefehler zu reduzieren und mehr Rechtssicherheit für Transaktionen über institutionelle Portale zu gewährleisten. Dies stärkt die Nutzung von digitale Kanäle als bevorzugte Methode um mit dem IMSS bezüglich Anmeldung und Datenerfassung in Kontakt zu treten.
Die Umsetzung dieser Verpflichtung beschränkt sich nicht auf eine technische Änderung, sondern ist Teil einer Hybrides Versorgungsmodell Dieses System kombiniert Online-Prozesse mit persönlichen Schritten für bestimmte Verfahren. In allen Fällen, in denen das digitale Verfahren verwendet wird, ist die elektronische Signatur das zentrale Element zur Authentifizierung des Nutzers.
Welche IMSS-Verfahren erfordern eine obligatorische elektronische Signatur?
Die Vereinbarung legt fest, dass die fortgeschrittene elektronische Signatur wird für eine Reihe von Online-Arbeitgeberverfahreninsbesondere solche, die mit der Unternehmensregistrierung und der Personalverwaltung zusammenhängen. Zu den wichtigsten Verfahren gehören:
- Arbeitgeberregistrierung und Anmeldung zur Berufsrisikoversicherung: Verfahren, das erforderlich ist, um ein neues Unternehmen, einen Arbeitgeber (natürliche oder juristische Person) zu registrieren sowie die Geschäftstätigkeit vor dem IMSS wieder aufzunehmen.
- Zuteilung der eindeutigen Arbeitgeberregistrierung (RPU): ein Managementsystem, das die Gruppierung mehrerer Arbeitgeberregistrierungen unter einem einzigen Schlüssel ermöglicht und so die Einhaltung von Verpflichtungen und die Kontrolle von Bewegungen erleichtert.
- Mitteilungen über Änderungen der Mitarbeiterzugehörigkeit: umfasst Neueinstellungen, Kündigungen und Gehaltsänderungen, die digital an das Institut übermittelt werden.
Im Fall von Benachrichtigungen über Änderungen der ZugehörigkeitDer Arbeitgeber kann die elektronische Signatur verwenden, um Masseninformationen elektronisch zu validieren. zum Beispiel beim Signieren einer PDF-Datei mit einem digitalen ZertifikatDies ist besonders nützlich für Unternehmen mit einer großen Anzahl von Mitarbeitern. Das System unterstützt beispielsweise das Hochladen von Dateien in einem bestimmten Format für mehrere Datensätze in einem einzigen Vorgang.
Das IMSS stellt klar, dass dies gilt, wenn diese Verfahren durchgeführt werden persönlich am FensterAndere Formen der Identifizierung und Dokumentationspflichten bleiben bestehen. Wird das Verfahren jedoch online durchgeführt, ist die elektronische Signatur (e.firma) das erforderliche Mittel zur Überprüfung der Identität des Arbeitgebers oder des gesetzlichen Vertreters.
Darüber hinaus ist die elektronische Signatur als technische Anforderung in Verfahren im Zusammenhang mit Elektronische Arbeitgeber-Identifikationsnummer (NPIE) und digitales ZertifikatInstrumente, die zur Sicherstellung der Online-Kommunikation zwischen dem Institut und den Unternehmen eingesetzt werden.
Datum und Inkrafttreten der neuen Verpflichtung
Das Abkommen selbst, veröffentlicht in der Amtsblatt der Föderation Darin heißt es, dass die neuen Regeln ab sofort gelten. fünfzehn Werktage nach der VeröffentlichungDiese Frist wurde festgelegt, um sowohl den internen Abteilungen des Instituts als auch den Nutzern Zeit zu geben, sich an die Systeme und Anforderungen anpassen im Zusammenhang mit der elektronischen Signatur.
In der Praxis bedeutet diese Nachfrist, dass ab dem angegebenen Datum Die anschließend eingeleiteten Verfahren müssen zwingend eine gültige elektronische Signatur aufweisen.Anträge, die nach Inkrafttreten dieser Regelung ohne dieses Authentifizierungselement gestellt werden, können nicht digital bearbeitet werden.
Andererseits stellt das IMSS klar, dass die Verfahren, die bereits vor Inkrafttreten der Vereinbarung eingeleitet worden waren. Sie können gemäß den bisherigen Bestimmungen abgeschlossen werden. Das heißt, es besteht keine Verpflichtung, laufende Verfahren neu zu konfigurieren oder bereits eingereichte Anträge aufgrund einer fehlenden elektronischen Signatur neu zu stellen, sofern diese innerhalb des vorherigen Rechtsrahmens begonnen wurden.
Die Angabe von Terminen und die ausdrückliche Erwähnung laufender Prozesse sollen Verwirrung zwischen den Unternehmen vermeiden und den Anwendungsbereich der neuen Anforderung begrenzen auf im Rahmen des neuen Systems generierte Verfahren und nicht Verfahren, die bereits bei den Unterdelegationen oder auf elektronischen Plattformen im Gange waren.
Zusammenhang mit der Vereinfachung und Digitalisierung von Verfahren
Die Anforderung einer elektronischen Signatur erscheint nicht isoliert, sondern innerhalb eines umfassenderer Prozess der Verwaltungsmodernisierung die das IMSS in Abstimmung mit den Bundesbehörden für digitale Transformation vorantreibt. Eines der Ziele ist, dass schrittweise Ein größerer Anteil der Eingriffe kann online abgeschlossen werden. ohne physisch in die Büros gehen zu müssen.
In diesem Kontext etabliert sich die elektronische Signatur als Zugangsschlüssel zu Online-DienstenDies ergänzt andere Instrumente wie die NPIE, digitale Zertifikate und die zukünftige digitale Akte. Die Idee ist, dass Arbeitgeber- und Arbeitnehmerinformationen auf sicheren Plattformen verwaltet werden, wobei automatisch protokolliert wird, wer welche Transaktion wann durchführt.
Dieser Ansatz steht im Einklang mit Trends, die in anderen öffentlichen Verwaltungen beobachtet wurden, sowohl in Mexiko, wie auch verschiedene europäische LänderDort sind elektronische Identifizierung und digitale Signaturen zu Standards für den Zugang zu staatlichen Dienstleistungen geworden. Obwohl sich das IMSS auf den mexikanischen Kontext konzentriert, ähnelt die obligatorische Verwendung elektronischer Signaturen derjenigen in europäischen E-Government-Systemen.
Darüber hinaus ermöglicht die Digitalisierung Datenabgleich in Echtzeit mit anderen institutionellen Datenbanken, die internen Kontrollen verbessern und die Wiederholung von Dokumentationsanforderungen reduzieren, was zu weniger Reisen und einer geringeren Arbeitsbelastung für die Schalter- und Archivbereiche führt.
Weitere damit zusammenhängende Änderungen: biometrische CURP und digitale Akte
Neben der Pflicht zur Verwendung der elektronischen Signatur (e.firma) in Online-Verfahren hat das IMSS Folgendes vorgeschlagen: zusätzliche Anpassungen bei der Art und Weise, wie Personen identifiziert werden und um Informationen über Leistungsempfänger und Arbeitgeber zu speichern. Zu den wichtigsten Funktionen gehört die biometrisches CURP als zukünftige Referenz für die persönliche Identifizierung.
Während dieses Dokument auf nationaler Ebene vollständig umgesetzt wird, wird das Institut weiterhin … gültige amtliche Lichtbildausweise für persönliche Untersuchungen. Sobald das CURP mit biometrischen Daten jedoch verfügbar und weit verbreitet ist, wird es voraussichtlich zum Standard werden. die wichtigsten Mittel zur Identitätsprüfung vor dem IMSS auf mexikanischem Territorium.
Darüber hinaus arbeitet die Institution an der Entwicklung eines digitale DateiDiese als „einzelne elektronische Datei“ konzipierte Datei, die persönliche Daten, Transaktionshistorie, Dokumente und administrative Vorgänge zentralisiert, wird nach und nach traditionelle physische Archive ersetzen und Folgendes ermöglichen: Die Dokumente werden in digitaler Form eingesehen und geprüft. durch autorisiertes Personal einer beliebigen Verwaltungseinheit.
Die Kombination aus biometrischen CURP-Daten (Unique Population Registry Code), digitalen Datensätzen und elektronischen Signaturen schafft ein Umfeld, in dem die Identität und die Informationen von Arbeitgebern und Arbeitnehmern primär elektronisch verwaltet werden. Dieses System, ähnlich dem bereits in mehreren europäischen Verwaltungen eingesetzten, zielt darauf ab, Stärkung der Informationssicherheit und verringern die Wahrscheinlichkeit von Identitätsdiebstahl oder Datenmanipulation.
Empfehlungen für Arbeitgeber und Rechtsvertreter
Angesichts der bevorstehenden verpflichtenden Verwendung elektronischer Signaturen in zahlreichen Online-Verfahren empfiehlt das IMSS selbst, Arbeitgeber, Rechtsvertreter und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften Treffen Sie eine Reihe von Vorkehrungen, um Rückschläge bei der Erfüllung Ihrer Verpflichtungen zu vermeiden.
Zuallererst ist es wichtig Überprüfen Sie, ob die elektronische Signatur gültig ist.Ist das Zertifikat abgelaufen oder läuft es demnächst ab, empfiehlt es sich, es bei der SAT oder, falls zutreffend, bei der zuständigen Behörde zu verlängern. finde das Passwort des GLÄUBIGEN wieder mit ausreichender Vorankündigung, da ohne eine aktive Unterschrift die im Vertrag vorgesehenen elektronischen Anträge nicht bearbeitet werden können.
Es wird außerdem vorgeschlagen, dass die für die Verfahren Verantwortlichen sein Machen Sie sich mit der Verwendung der elektronischen Signatur auf offiziellen digitalen Plattformen vertraut.sowohl von SAT als auch von IMSS. Dies beinhaltet das Verständnis, wie die mit der Signatur verbundenen Dateien, die Passwörter und die Schritte zum elektronischen Versiegeln der Formulare (oder Unterzeichnen Sie Office-Dokumenteund wie man überprüfen kann, ob die Lieferung ordnungsgemäß erfolgt ist.
Abschließend ist es hilfreich, vorher einen Überblick zu erhalten. Welche Unternehmensprozesse werden online durchgeführt? und welche Fälle weiterhin persönlich bearbeitet werden, damit die Dokumentation intern organisiert werden kann und die Person oder Personen benannt werden können, die die digitale Vertretung vor dem Institut übernehmen.
Mit diesen Änderungen bewegt sich das IMSS hin zu einem Managementmodell, bei dem e.firma wird zu einem Schlüsselelement für den Betrieb in digitalen UmgebungenDies ebnet auch den Weg für elektronische Akten und eine breitere biometrische Identifizierung. Für Unternehmen und Arbeitgeber bedeutet die Anpassung an dieses neue System zwar eine anfängliche Umstellung, bietet aber auch die Möglichkeit, Prozesse effizienter, nachvollziehbarer und papierärmer zu gestalten.
